Schaduwmanagement

Schaduwmanagement is van groot en bewezen belang voor ervaren en startende interimmanagers. VBIM stelt voor de Bestuursaansprakelijkheidsverzekering in alle gevallen verplicht dat de interimmanager (IM) die een opdracht uitvoert zich laat bijstaan door een schaduwmanager (SM). Hierna geven wij aan wat dit is en waarom VBIM hiervoor heeft gekozen.

Professionaliteit
De laatste jaren is de professionalisering van het beroep interimmanager sterk toegenomen. Er zijn promotie-onderzoeken gedaan (Wichert), deskundigen-publicaties (Ramondt, Reiniers) en onderzoek door de branche zelf (Berenschot) naar het functioneren van IM´s. In alle onderzoeken komt naar voren dat de kwaliteit van het opdracht-uitvoeringsproces gebaat is met een deskundige begeleiding daarvan, in de vorm van een zogeheten schaduwmanager.

De organisatie van professionele interimbureaus RIM en enkele organisaties van individuele interimmanagers stellen een vorm van schaduwmanagement bij elke opdracht verplicht.

VBIM sluit zich hierbij aan. Wij menen dat een individueel optredende interimmanager die opdrachten uitvoert zonder enige gestructureerde vorm van begeleiding, niet als serieuze professional kan worden gekenmerkt. De opdrachten zijn complex, en altijd in een kritische situatie van de organisatie waarbij de IM meestal vergaande bevoegdheden en verantwoordelijkheden heeft. Op den duur wordt ook de IM onontkoombaar onderdeel van de organisatie waarin hij werkt, en dan is een kritisch en deskundig klankbord onmisbaar.

Wat is schaduwmanagement
De algemeen gehanteerde omschrijving van schaduwmanagement houdt in dat de SM voor aanvang van de opdracht met de IM samen de opdrachtformulering kritisch doorneemt en op risico´s en haalbaarheid toetst. Hij zorgt ervoor dat een heldere fasering in de opdracht wordt opgenomen met ijkpunten en rapportagemomenten. Tijdens de looptijd van de opdracht zal de SM na elke fase een voortgangsgesprek hebben met de IM en de opdrachtgever samen, om vast te stellen hoe de voorafgaande fase bij beiden is ervaren en om vast te stellen of de opdrachtgever akkoord is met de resultaten en aanpak tot dat moment. Tevens komt in het gesprek de aanpak en te bereiken doelen van de volgende fase aan de orde, en eventueel de bijstelling van de opdrachtformulering.

Na afloop van de opdracht zorgt de SM voor een evaluatiegesprek en gaat na of de opdrachtgever over het hele opdrachttraject nog opmerkingen heeft en of er nog losse eindjes dan wel risico´s in de overdracht of afronding aanwezig zijn. Tussentijd is de SM beschikbaar om eventuele (dreigende) conflicten tussen de IM en de opdrachtgever aan de orde te stellen en te helpen oplossen. Die oplossing moet altijd in het belang van de organisatie zijn, en kan in het uiterste geval inhouden dat de IM de opdracht moet beëindigen of overdragen.

Van alle gesprekken stelt de SM een verslag op dat dient te worden geparafeerd door de IM en de opdrachtgever. Vanuit de verzekeringsoptiek van VBIM vormen deze documenten dechargerende verklaringen per fase. Tevens bouwen de IM en opdrachtgever een voortgangsdossier op, wat bij de evaluatie dienstig kan zijn.

Soorten schaduwmanagers
Schaduwmanager is een algemene term. Volgens onderzoek van de Erasmus Universiteit (prof. J Ramondt) is de schaduwmanager in principe een zeer ervaren interimmanager, die in een objectieve en onafhankelijke relatie staat tot zowel de opdrachtgever als de interimmanager.

Het komt vaak voor dat een accountmanager van een (RIM-aangesloten) interimbureau, die zelf veel opdrachten heeft begeleidt en als zodanig ervaring heeft als procesbegeleider, optreedt als schaduwmanager. De inhoudelijke professionaliteit van de begeleiding is hiermee gewaarborgd, omdat het interimbureau zelf belang heeft bij hoogwaardige kwaliteit van de dienstverlening. Echter, de schaduwmanager van een bureau heeft een latent commercieel belang bij de continuïteit van de opdracht en is daardoor niet volstrekt onafhankelijk bij het beoordelen van bijvoorbeeld conflicten tussen opdrachtgever en interimmanager.

Bij zelfstandig of in maatschapsverband werkende IM´ers komt het veelal voor dat een collega uit de eigen kring als schaduwmanager optreedt. Dit heeft als voordeel dat de schaduwmanager, zijnde een zelfstandig ondernemer, altijd commercieel objectief staat ten opzichte van de opdrachtsituatie. Voorkomen dient te worden dat vaste koppels van SM/IM ontstaan, dat zou de onderlinge scherpte in gevaar kunnen brengen. In de zin van kwaliteit is deze vorm van begeleiding inhoudelijk volstrekt vergelijkbaar met de werkwijze van de (RIM-aangesloten) interimbureaus.

VBIM protocol
VBIM heeft een eigen protocol laten ontwikkelen voor de professionele toepassing van schaduwmanagement. Dit protocol is op aanvraag verkrijgbaar. Onder toepassing van dit protocol kunnen ook startende interimmanagers, die niet zijn aangesloten bij een bureau, toch onder de VBIM deelnemersvoorwaarden vallen.

VBIM heeft een kleine groep zelfstandig werkzame interimmanagers met ieder ruim 15 jaar interim-ervaring en ervaring als coach/begeleider, geselecteerd om het eigen protocol van schaduwmanagement toe te passen. Zij staan in alle opzichten objectief ten opzichte van zowel de IM als de opdrachtgever. Deelnemers van VBIM kunnen in contact worden gebracht met deze collega’s indien zijn niet op andere wijze het schaduwmanagement kunnen invullen. Wij menen met deze vorm van ondersteuning een kwalitatief goede en praktische bijdrage te leveren aan het schaduwmanagement.

Kosten schaduwmanagement
Indien een IM zelf een SM regelt, zijn de kosten van die SM meestal gebaseerd op diens inzet op basis van uur- of dagtarief. VBIM geeft als richtlijn een tarief aan van € 75 per uur excl. btw en (reis)kosten. Partijen kunnen onderling andere afspraken maken. Gedurende een gemiddelde opdracht van 6 maanden zal de SM ca. 3 bijeenkomsten hebben. Dit is een voorbeeld, elke opdracht is immers weer anders en vergt een maatwerk begeleiding.

Indien de IM via een (RIM-aangesloten) interimbureau waar hij de opdracht uitvoert, een schaduwmanager krijgt toegevoegd, is diens tarief in de fee-split tussen bureau en IM opgenomen. De fee-split is het verschil tussen het dagtarief dat door het bureau aan de opdrachtgever in rekening wordt gebracht en het dagtarief dat door het bureau aan de IM wordt voldaan. Deze marge is per bureau en per opdracht verschillend, en ligt tussen de 10 -50%.

Kwaliteit
De VBIM BA polis stelt het toepassen van schaduwmanagement naar de normen van VBIM verplicht. Indien bij een onverhoopte claim zou blijken dat het schaduwmanagement niet correct is uitgevoerd vervalt het recht op verzekeringsdekking.

Het komt voor dat de (startende) IM de inzet van een SM te duur vindt voor de betreffende opdracht. Naar onze mening is dit een te beperkte opvatting van professioneel zelfstandig ondernemerschap bij vrije beroepers. Dat brengt nu eenmaal een aantal kosten met zich mee, zoals (verplichte) lidmaatschappen, (verplichte) bijscholing etc., zoals wij dat ook zien bij andere vrije beroepsgroepen als medici, advocaten, accountants, notarissen, taxateurs etc, maar ook bijvoorbeeld aan de eisen die worden gesteld aan ondernemers in de uitzendbranche of makelaardij.

Elke volwassen en serieuze bedrijfstak stelt eisen aan de kwaliteit van de beroepsbeoefenaren. Wil men zich daaraan onttrekken dan geeft men in feite aan geen prijs te stellen op het deel uitmaken van een professionele beroepsgemeenschap. Deelname aan VBIM is dan ook een volstrekt vrijwillige stap.

VBIM kiest door de toelatingstoets en regels over schaduwmanagement voor selectie van deelnemers die het vak professioneel willen uitoefenen. Alleen op deze wijze kan een kwalitatief hoogwaardig bestand ontstaan en worden vastgehouden, en dat is in het belang van de collectiviteit als geheel.